Karin Wagt
Karin Wagt is na haar studie politicologie aan de slag gegaan als bestuurssecretaris. Zij heeft deze functie (altijd als nieuwe functie) binnen verschillende organisaties uitgevoerd. Daarnaast is zij lang actief geweest op het politieke vlak als raadslid in Eindhoven. “Dat is ook een goede leerschool geweest om de functie van bestuurssecretaris goed uit te kunnen voeren. De functie van een bestuurssecretaris bestaat namelijk voor een heel groot deel uit besluitvormingsprocessen goed laten lopen. En dan moet je wel visie hebben in wat er nodig is voor een besluitvormingsproces, want dat is meer dan alleen een goede inhoud”, aldus Karin.
Verschil maken
Na jarenlang in het primair onderwijs gewerkt te hebben zocht zij een nieuwe uitdaging. Ondertussen werkt zij alweer 2,5 jaar in de eerstelijnszorg, de huisartsenzorg, bij PoZoB. Bij PoZoB werken ze actief aan het verbeteren van de kwaliteit van de zorg in Zuidoost-Brabant en Midden-Limburg. Dat realiseren ze samen met de praktijkondersteuners, circa 200 aangesloten huisartsen uit de regio en andere zorgverleners in de zorgketen.
“Zodra alles op rolletjes loopt, wordt het op de winkel passen.
Dan is het voor mij tijd voor iets nieuws.”
Karin staat als bestuurssecretaris niet in direct contact met de zorg op de werkvloer. Om het verschil te kunnen maken vanuit haar functie richt zij zich onder andere op de medezeggenschap (PoZoB heeft maar liefst vijf medezeggenschapsraden), het governance stuk en dat wetten op de juiste manier worden toegepast waardoor de mensen op de werkvloer hun werk goed kunnen doen en zij zich niet druk hoeven te maken over allerlei regeltjes die niet goed nageleefd worden. Ook moet er één keer per jaar een grote verantwoording afgelegd worden aan het ministerie zodat de mensen op de werkvloer hun werk kúnnen blijven doen.
Verbindingsofficier
Op de achtergrond zorgen voor een soepel verloop van het besluitvormingsproces, zonder dat mensen het perse in de gaten hebben, spreekt haar enorm aan in de functie van bestuurssecretaris. En dan niet alleen de besluitvorming naar de medezeggenschap, maar ook de processen binnen de organisatie. Zorgen dat ondersteunende diensten aangesloten zijn en anders zorgen dat ze alsnog aangehaakt worden. De ‘verbindingsofficier’ noemt zij haar rol ook wel.
Karin: “Doordat je als bestuurssecretaris bij heel veel vergaderingen zit, weet je heel goed wat er speelt, maar zie je ook heel goed wat er nog aanvullend nodig is. Aan de hand van de vergaderingen breng ik in kaart waar nog besluiten over genomen moeten worden of wat nog even on hold wordt gezet. Een keer per week hebben de bestuurder en ik overleg en dan bekijken we waarmee ik aan de slag kan of waar de bestuurder mee verder gaat. Zij zei eens tegen mij: jij bent mijn structuur. Een mooi compliment, want dan doe ik mijn werk goed.
Daarnaast kun je, omdat je als een soort observant fungeert, een bestuurder heel goed ondersteunen door bijvoorbeeld te vragen heb je hier aan gedacht of om haar een spiegel voor te houden. Ik stel mezelf ook altijd de integriteitsvragen: waarvoor zeg ik iets, waarom doe ik iets en wat is het belang van de organisatie. Altijd een overstijgend belang. Dit is heel faciliterend naar de RvB. Aan de andere kant ondersteun je als bestuurssecretaris ook de RvT door praktisch werk uit handen te nemen. Zij hebben overdag een eigen baan. Het is dus heel belangrijk te zorgen dat zij goede informatievoorziening krijgen, maar ook dat (in het kader van de governance) hun rol, de taken en bevoegdheden bewaakt worden.”
Externe collega’s
Toen Karin in coronatijd te maken kreeg met digitale ALV’s was dat wel even een ding. Voorheen staken de aanwezigen hun hand in de lucht en werden de stemmen geteld. Nu moest ze zorgen dat de techniek mee zou werken, dat de mensen digitaal aansloten, digitaal hun stem konden uitbrengen en dat het besluit ook rechtsgeldig zou zijn. Nog steeds zijn er de complimenten en de vraag om vaker digitaal te vergaderen, omdat dat zo lekker ‘soepel’ gaat. Maar dat is aan de voorkant. Aan de achterkant zit een enorme voorbereiding die de deelnemers niet zien en dat maakt haar trots.
Trots is zij ook op het feit dat ze na het wegwerken van wat achterstallig onderhoud structuur en duidelijkheid heeft weten aan te brengen in de medezeggenschapstructuur, waardoor besluiten beter vastgelegd werden en daardoor beter nageleefd worden. Maar ook in het governance stuk, wat in het werk van een bestuurssecretaris steeds belangrijker wordt. Verder is er duidelijkheid gekomen in wat de juiste rollen zijn en van wie.
“Ik ben heel blij met mijn externe collega’s, want bestuurssecretaris zijn is best wel een solistische functie.”
De inhoudelijke kennis die zij opdoet door de sprekers van Inspire vindt Karin heel waardevol. En in alle vertrouwelijkheid kunnen sparren met gelijkgestemden, de bevestiging zien dat ze op de goede weg zit of het uitwisselen van voorbeelddocumenten onmisbaar.
Inspire in drie woorden:
- Leren met en van elkaar
- Inhoudelijke kennis
- Netwerk
