Deelnemer aan het woord: Ilse de Vreede
Vijf jaar geleden begon Ilse de Vreede bij de gemeente Den Haag, als trainee voor Juridische zaken. Ze stond meteen ‘met haar voeten in de klei’ op de directie Veiligheid, waar ze werkte aan horeca- en prostitutiedossiers in nauw contact met betrokken ondernemers en stichtingen. Later ging zij zich bezighouden met het verbeteren en vereenvoudigen van processen en het ondersteunen van het managementteam van Juridische zaken. Na het traineeship vond Ilse haar plek als directiesecretaris binnen de bedrijfsvoering van de gemeente en sinds november 2021 is zij werkzaam als adviseur van de gemeentesecretaris.
“Het is een brede rol, waarin ik ook fungeer als notulist van het college van burgemeester en wethouders en als secretaris van het gemeentelijk managementteam. Dat hoef ik gelukkig niet allemaal in mijn eentje te doen, ik heb twee collega’s in dezelfde rol. Als notulist en secretaris ben je veel bezig met de voorbereiding van vergaderingen, waaronder de kwaliteitscheck van de voorliggende besluiten, en draag je zorg voor de opvolging van de genomen besluiten. Daar kun je je week gemakkelijk mee vullen en daarom ben ik zo blij met mijn collega’s. Door de vergaderingen te verdelen, hebben we ook tijd om te adviseren.”
Creatieve baan
Plannen en organiseren is een belangrijke taak van een secretaris. Ilse wordt echter vooral blij van de hobbels uit de weg halen en incidenten oplossen. Wat zo leuk is aan haar functie en wat haar ook goed past, is dat het continu anders is. “Er zijn almaar zaken die niet in het normale stramien passen. Je moet dus creatief zijn om die zaken op te lossen. Steeds naar analogie redeneren om te bedenken hoe het zo goed mogelijk gelijk kan lopen met het stramien, zodat het ergens weer in het reguliere proces kan instappen”, aldus Ilse.
Ook de ruimte om af en toe een stap naar achteren te zetten, te aanschouwen wat je ziet gebeuren en vervolgens te bepalen of je daar iets mee wilt of moet maakt haar werk uitdagend. “Je bent niet alleen onderdeel van het systeem, je kunt ook zelf aan de knoppen draaien om iets beter of makkelijker te maken. Of in ieder geval iets in werking zetten.”
“Ik heb een heel sterke motivatie om de wereld beter te maken. Dat kan ook in het klein. Als ik op één moment voor één persoon de wereld een beetje mooier kan maken, dan is mijn dag geslaagd!”
Verbinder
“Ik geloof dat je als directiesecretaris je werk alleen goed kunt doen als je jouw relaties met andere mensen goed onderhoudt. Collega’s moeten weten – én voelen – dat ze bij mijn terecht kunnen met vragen en twijfels, maar ook als er iets speelt waarvan ze vinden dat de directie ervan moet weten. Aan de andere kant heb ik deze collega’s nodig voor de inhoud, zij zijn de experts op hun vakgebied en zonder hen krijg ik niets van de grond.
Overigens is dat wederzijdse vertrouwen niet altijd vanzelfsprekend. De directiesecretaris wordt wel gezien als een verlengstuk van de directie – en in sommige organisaties is dat ook zo. Dan is er een bepaalde afstand en voelen mensen zich niet meteen veilig om van alles te delen. Maar het is mijn taak om te zorgen voor verbinding tussen de directie en de werkvloer. En als je de focus legt op de mens, op het persoonlijke, lukt dat ook eigenlijk altijd.”
Ambitie
Waar ze naartoe wil in haar carrière? Daarvoor heeft Ilse geen plan. Nooit gehad ook. Op de kleuterschool al had ze geen idee wat zij wilde worden als ze later groot zou zijn, terwijl andere kinderen droomden over juf of brandweerman. Haar hele leven rolde Ilse bijna als vanzelf van het een in het ander en ze neemt het zoals het gaat. Daarbij heeft ze er een heilig geloof in dat als je iets doet wat je leuk vindt, je ook op plekken terecht komt waar je het leuk vindt.
“Als je de dingen die doet die je leuk vindt en je werkt hard, dan kun je daar goed in worden. Anderen zien dat, die gaan je daar dan voor vragen en zo kom je ‘vanzelf’ weer op een volgende plek terecht.”
Wat voor Ilse een grote rol speelt in haar keuzes, is de werk-privébalans. “Ik hecht heel erg aan mijn vrije tijd. Een functie kan nog zo leuk zijn, als ik er 60 uur voor moet werken, is het niet voor mij weggelegd.”
Lekker kauwen
In 2019, tijdens de coronapandemie, werd Ilse lid van de kennisgroep van directiesecretarissen. “Ik kreeg een berichtje via LinkedIn, of ik geïnteresseerd was om me verder ontwikkelen met vakgenoten. Natuurlijk vind ik dat leuk! Ik mocht een paar bijeenkomsten ‘proefdraaien’ en voelde me meteen thuis in de groep. Er was zoveel herkenning en steun voor elkaar, echt bijzonder!
Als directiesecretaris opereer je weliswaar in een groot netwerk, tegelijk is je functie vrij solistisch. Het is dus heerlijk om te kunnen sparren met mensen die tegen dezelfde dingen aanlopen of dezelfde vragen hebben. Je kunt vanuit ervaring met elkaar reflecteren op hoe je dingen aanpakt. En het uitwisselen van kennis is heel fijn, zodat je niet voor elk onderwerp zelf het wiel hoeft uit te vinden. In iedere bijeenkomst leer ik iets, vooral over mezelf in mijn functie. Dan zit ik onderweg naar huis te bedenken ‘ik doe het altijd zo, maar is dat wel logisch/handig?’, of ‘iemand anders doet het zo, dat kan ik ook eens proberen’. De sprekers die Inspire uitnodigt zijn ook altijd heel inspirerend. Ze geven vaak een ander perspectief op mijn functie of op het team, waar ik dan lekker op kan gaan zitten kauwen.”
Inspire in drie woorden
- inspiratie
- verbinding
- kennis delen
