Het erfgoed is dagelijks zichtbaar en voelbaar

Organisatorische spin in het web

De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) is een directie binnen het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.  Samen met anderen zorgt de RCE voor het Nederlandse erfgoed boven de grond, onder de grond, onder water, in musea en in  relatie tot de leefomgeving. De missie is helder en aansprekend: het verleden een toekomst geven en de toekomst een verleden.

Nina Brouwer werkt er als directiesecretaris. Ze omschrijft zichzelf als de organisatorische spin in het web. Ze bereidt besluitvorming voor, coördineert de jaarplancyclus en het notaverkeer richting ambtelijke top en bewindspersonen, bewaakt de interne sturing en zorgt voor programmering van de managementbijeenkomsten. Daarnaast vertegenwoordigt ze de organisatie waar nodig extern en is ze betrokken bij onder meer medezeggenschap en klachtbehandeling. Ook coördineert ze het ondersteuningscluster, waar management- en programmaondersteuners en het evenementenbureau onder vallen. “Het is een brede rol,” zegt ze. “Maar de werkzaamhedenlopen voor mij heel logisch in elkaar over.”

Een rol die staat of valt met samenwerking

Nina werkt intensief samen met twee directeuren en de hoofden Strategie en Bedrijfsvoering. “Die klik moet er zijn en het helpt wanneer je elkaars taal begrijpt.” vertelt ze. De lijnen binnen de RCE zijn kort. Veel afstemming is onderdeel van het dagelijks handelen. “We weten elkaar snel te vinden en zijn goed op elkaar ingespeeld,” zegt Nina. “Daardoor is er overzicht en zijn we wendbaar.”

Van communicatieadviseur naar directiesecretaris 

Nina studeerde Communicatiemanagement (afstudeerrichting overheidscommunicatie) en werkte bij verschillende ministeries voordat ze bij de RCE terechtkwam. Vijf jaar vervulde ze daar de rol van communicatieadviseur, waardoor ze de organisatie al goed kende. Toen kwam de functie van directiesecretaris vrij. “Tuurlijk was dat ook spannend,” zegt ze, “gezien een stap uit een voor mij zo vertrouwd vakgebied.  Tegelijkertijd voelde solliciteren ook logisch, omdat ik veel dwarsverbanden tussen de twee functies zag en ik op termijn een leidinggevende positie ambieer. Ik zag het als mooie kans om te verkennen hoe het is om dichter bij het management te opereren.”

”Ik heb geen moment spijt van gehad van mijn keuze,” blikt ze terug. “Ik zeg weleens: ik zou het iedereen gunnen om een tijdje werkzaam te zijn op deze plek.” Wat haar aanspreekt, is de bredere blik die de rol biedt. “Je ziet hoe een organisatie in de breedte werkt en wordt aangestuurd.” Dat vraagt snel schakelen en omgaan met intensiteit, zeker in een omgeving waar politieke en maatschappelijke ontwikkelingen elkaar snel opvolgen.

Processen mogen nooit verstarren

Nina ziet de rol van directiesecretaris duidelijk in beweging. De druk op de overheid neemt toe en dat vraagt om wendbaarheid en flexibiliteit. “Je moet nieuwsgierig blijven naar wat er speelt in de wereld en dat kunnen vertalen naar wat dat betekent voor je organisatie.” Processen zijn belangrijk, maar mogen nooit verstarren. Soms moet het anders dan gepland en dan helpt het om oplossingsgericht te blijven.

Daarbij staat Nina voor de waarden van ambtelijk vakmanschap, waarbij vakkundigheid, integriteit, professionaliteit en dienstverlening centraal staan. “Als iemand die waarden dient uit te stralen, is het de directiesecretaris wel,” zegt ze. “dit vertaalt zich bijvoorbeeld in het belang dat ik hecht aan navolgbare besluiten, zodat nu, maar ook in de toekomst duidelijk is waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.”

Adviseren, ondersteunen en tegenspreken lopen voor haar in elkaar over. Tegenspraak betekent niet automatisch ergens iets van vinden of blokkeren. “Ik onderzoek eerst waar iets vandaan komt en of het op dit moment echt iets toevoegt.” Ook kritisch kijken naar het eigen handelen hoort daarbij.

Waar het werk raakt

Werken bij de RCE betekent in eerste plaats werken in een uitvoeringsorganisatie die dicht op de praktijk opereert. Daarnaast is erfgoed dagelijks zichtbaar en voelbaar. De passie van collega’s, de projecten die langskomen en de verhalen achter het erfgoed inspireren haar. Tegelijk raakt haar ook de menselijke kant van het werk. Op momenten dat er iets ingrijpends gebeurt binnen de organisatie, voelt ze hoe belangrijk zorgvuldigheid en (persoonlijke) aandacht is. “Dan merk je dat je echt van waarde kunt zijn.”

Ook het werken aan langlopende trajecten geeft voldoening. Zo is Nina betrokken bij de Stand van de Uitvoering, waarmee de RCE de Tweede Kamer jaarlijks inzicht geeft in de belangrijkste knelpunten die worden ervaren in de uitvoering. Daarnaast heeft ze zich afgelopen jaren ingezet voor het vastleggen van processen, ten behoeve van een zorgvuldige werkwijze. Het combineren van kort-cyclisch werk met de grotere lijnen en structurele verbeteringen maakt het werk afwisselend en betekenisvol.

Inspire als plek van herkenning

Bij Inspire ervaart Nina vooral herkenning. “We doen het allemaal anders, maar lopen ook tegen dezelfde dingen aan.” Juist die diversiteit aan achtergronden en sectoren maakt de ontmoetingen waardevol. Ze leert van collega’s uit andere organisaties en neemt praktische inzichten mee terug naar haar werk.

De kwaliteit en actualiteit van de sessies spreken haar aan. Ze waardeert het dat onderwerpen direct aansluiten bij de praktijk en dat er ruimte is voor uitwisseling. “Je merkt dat het aanbod zorgvuldig is samengesteld. Dat maakt Inspire voor mij een verrijking.”

Blijven kijken; naar buiten en naar binnen

Na twee jaar in haar rol merkt Nina dat steeds meer dingen vertrouwd worden. Processen keren terug, cycli worden herkenbaar en dat geeft rust. Vanuit dat vertrouwen kan ze haar werk steeds bewuster doen. Ook haalt ze veel energie uit haar rol als coördinator. Het geeft plezier om met de collega’s verder te bouwen aan de ondersteuningsfunctie binnen de RCE. En omdat deze kant van het werk naar meer smaakt start Nina dit jaar met een MD-ontwikkeltraject van de Rijksoverheid dat tot doel heeft medewerkers te begeleiden bij hun ontwikkeling tot leidinggevende.

Wat ze anderen wil meegeven, is om nieuwsgierig te blijven. “Blijf kijken naar de wereld om je heen en naar alle veranderingen die daar plaatsvinden,” zegt ze. “Maar durf ook naar binnen te kijken.” Juist die combinatie van omgevingssensitiviteit en (zelf)reflectie ziet zij als belangrijke elementen in haar werk als directiesecretaris.

Foto credits: GlinsterFotografie