“Een interim-bestuurssecretaris creëert ruimte om opnieuw naar de rol te kijken”

Toen Ivanka van der Veeken-Vlassak enkele jaren geleden de stap zette naar het interim-vak, wist ze niet dat die rol haar zo goed zou passen. Inmiddels ondersteunt zij als interim-bestuurssecretaris verschillende maatschappelijke organisaties, voornamelijk in de zorg. De afwisseling, het snel doorgronden van organisaties en het kunnen meedenken over bestuurlijke vraagstukken geven haar energie. “Je komt binnen met een frisse blik en stelt vragen die anderen misschien niet meer stellen.” 

“De bestuurssecretaris ontwikkelt zich steeds meer 
tot strategisch sparringpartner en adviseur.”

Van de zorg naar de bestuurskamer

De zorg vormt de rode draad in Ivanka's loopbaan. Ze begon als verpleegkundige, studeerde gezondheidswetenschappen en vervulde vervolgens verschillende (strategische)beleids- en adviesfuncties binnen zorgorganisaties. In die rollen werkte ze al intensief samen met bestuurders. Tijdens de coronaperiode, werkzaam bij de GGD West-Brabant, ontdekte ze hoeveel energie zij haalde uit een omgeving waarin heel snel geschakeld moest worden. Dat bracht haar uiteindelijk bij de keuze voor het  interim-vak. 

Inmiddels ondersteunt zij organisaties die tijdelijk zonder bestuurssecretaris zitten. Volgens haar biedt zo'n overgangsperiode vaak meer kansen dan organisaties vooraf denken.

“Op het moment dat iemand vertrekt, ontstaat er een natuurlijk moment om opnieuw naar de functie te kijken. Wat heeft de organisatie nu nodig en past de huidige invulling daar nog bij?”  Door ervaringen uit verschillende organisaties mee te brengen, kan zij bestuurders helpen om met een frisse blik naar bestaande vraagstukken  te kijken. Daar ligt voor haar de meerwaarde van een interim-bestuurssecretaris.

Meer dan governance alleen

Volgens Ivanka verandert het vak van bestuurssecretaris zichtbaar. Waar de functie vroeger sterk draaide om procesbewaking en governance, verschuift de rol steeds meer richting advisering,strategische ondersteuning en verbinding in de organisatie. “Ik zie de bestuurssecretaris steeds vaker als sparringpartner van bestuurders. Natuurlijk blijft governance belangrijk, maar de toegevoegde waarde zit steeds meer in adviseren, spiegelen en meedenken.” 

Als interim-professional moet zij zich snel een organisatie eigen maken. Omdat zij nog geen onderdeel is van bestaande organisatiepatronen, stelt zij soms vragen die anderen niet meer stellen. Dat helpt ook in de samenwerking met bestuurders. “Als er een goede verbinding is, kun je elkaar scherp houden en kritisch reflecteren op keuzes die worden gemaakt.” 

Terug naar de bedoeling

Haar achtergrond in de zorg neemt Ivanka bewust mee in haar werk. Bij beleidsvoorstellen en organisatievraagstukken stelt zij regelmatig dezelfde vraag: wat merkt de cliënt of patiënt hiervan? “Wat levert dit uiteindelijk op voor de patiënt? Wat merkt de cliënt van deze verandering?” 

Volgens haar helpt die vraag organisaties om terug te keren naar de kern van hun maatschappelijke opdracht. Zeker in bestuurlijke trajecten, waar processen en structuren soms veel aandacht vragen, is het belangrijk om stil te blijven staan bij de bedoeling achter een besluit.

Dat maatschappelijke perspectief is ook de reden dat zij bewust kiest voor opdrachten binnen maatschappelijke organisaties. “Het mooiste vind ik als je de mensen voor wie je het doet ook daadwerkelijk tegenkomt. Dan realiseer je je weer waarvoor je het werk doet.” 

Blijven leren

Wat Ivanka aanspreekt in het interim-bestaan is de voortdurende uitwisseling van kennis en ervaring. “Ik zeg weleens dat ik een rugzak vol kennis en kunde heb. Bij iedere opdracht haal ik eruit wat nodig is, maar tegelijkertijd stop ik er ook weer nieuwe ervaringen in.” 

Die kruisbestuiving beperkt zich niet tot haar opdrachten. Ook het contact met andere bestuurssecretarissen speelt daarin een belangrijke rol. Via Inspire blijft zij verbonden met vakgenoten en doet zij nieuwe inzichten op die zij weer meeneemt naar haar eigen praktijk.

Vooral de regionale bijeenkomsten waardeert zij vanwege de open uitwisseling van ervaringen. “Je ziet elkaar vaker, waardoor er verbinding ontstaat. Je kunt elkaar makkelijk benaderen met vragen als: hoe doen jullie dat in jouw organisatie? Of hebben jullie hier beleid op? Dat soort gesprekken leveren altijd nieuwe inzichten op.” 

Naast de ontmoeting met collega's haalt zij ook veel inspiratie uit de inhoudelijke bijeenkomsten. “Ik zie het bijna als een soort masterclass. Je wordt uitgedaagd om anders naar je werk te kijken en blijft op de hoogte van ontwikkelingen binnen het vak. Dat helpt mij vervolgens weer in mijn opdrachten bij andere organisaties.” 

Voor Ivanka sluit dat naadloos aan bij wat haar ook in het interim-bestaan aanspreekt: blijven leren, nieuwe perspectieven ontdekken en kennis delen met anderen.

Durf opnieuw te kijken

Als zij één boodschap zou mogen meegeven aan collega-bestuurssecretarissen, dan is het om nieuwsgierig te blijven. “Veel werkwijzen bestaan omdat iemand ze ooit heeft bedacht. Dat betekent niet dat ze verkeerd zijn, maar het is wel goed om af en toe opnieuw te kijken of dingen anders kunnen.” 

Dat is precies wat zij als interim-bestuurssecretaris dagelijks doet: organisaties helpen om met een frisse blik naar hun vraagstukken te kijken. Soms begint vernieuwing simpelweg met het stellen van een vraag die nog niet eerder werd gesteld.